Du FEC au passeport VS (ex-VSME) : la méthode pas à pas pour une PME

Votre client vous demande un rapport VS (ex-VSME). Vous n’avez pas de responsable RSE, mais vous avez une comptabilité tenue, un expert-comptable et des factures d’énergie. Bonne nouvelle : c’est la matière première d’une grande partie du module de base. Ce guide décrit la méthode complète, du fichier des écritures comptables (FEC) jusqu’à un rapport chiffré, sourcé et vérifiable — que vous le fassiez à la main, avec un tableur ou avec un outil.

Si vous découvrez la norme elle-même, commencez par notre guide VS (ex-VSME) et règlement (UE) 2026/1560.

Pourquoi partir du FEC

Un rapport de durabilité se construit sur des faits : un chiffre d’affaires, des consommations d’énergie, un effectif, des accidents. Dans une PME, la plupart de ces faits passent à un moment par la comptabilité. Partir du FEC présente trois avantages :

1. L’exhaustivité : toutes les dépenses de l’exercice y figurent. Une facture d’énergie oubliée se voit.
2. La cohérence : le chiffre d’affaires et la période du rapport sont ceux des comptes arrêtés, pas une estimation.
3. La traçabilité : chaque montant renvoie à un compte et à des écritures que votre expert-comptable peut expliquer.

Le FEC ne remplace pas tout : il ne connaît ni les kWh, ni les litres, ni le nombre de salariés. Mais il donne la structure sur laquelle viennent se greffer les autres sources.

Ce qu’est un FEC

Le fichier des écritures comptables est un export normalisé, défini par l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales. Toute entreprise tenant une comptabilité informatisée doit pouvoir le produire, notamment en cas de contrôle fiscal. Ses caractéristiques :

• un fichier texte, une ligne par ligne d’écriture ;
• 18 colonnes normalisées (journal, date, numéro de compte, libellé, débit, crédit, lettrage…) ;
• un séparateur tabulation ou barre verticale ;
• un exercice comptable complet.

Parce qu’il contient toute la comptabilité — noms des tiers, écritures de paie, trésorerie —, c’est un fichier sensible. Avant de le confier à un outil, posez les questions de notre article FEC : 5 questions avant de l’envoyer dans un outil RSE.

Ce que le FEC donne, et ce qu’il ne donne pas

Autrement dit : le FEC alimente directement le point B1 (chiffre d’affaires, période) et sert de contrôle pour les points B3 (énergie), B7 (déchets) et B10 (rémunération). Le reste vient d’autres pièces, que vous pouvez demander en parallèle.

Étape 1 — Obtenir le bon fichier

Demandez à votre expert-comptable :

• le FEC du dernier exercice clos (pas l’exercice en cours) ;
• au format texte normalisé, tel qu’il est produit pour l’administration fiscale ;
• avec, si possible, la balance de l’exercice, utile pour repérer les comptes réellement utilisés.

Un modèle de message prêt à envoyer est disponible dans notre article Mail type : demander le FEC à votre expert-comptable. Comptez souvent 24 à 48 heures de délai.

Étape 2 — Contrôler le fichier

Un FEC mal formé produit des chiffres faux sans prévenir. Avant d’en tirer quoi que ce soit, vérifiez :

1. L’encodage : UTF-8 ou ISO-8859-15 ; un encodage mal lu transforme les accents et peut décaler des colonnes.
2. L’en-tête et les colonnes : les 18 colonnes attendues, dans l’ordre du format.
3. Les montants et les dates : lisibles, au bon format, dans la période de l’exercice.
4. L’équilibre : pour chaque écriture, le total des débits égale le total des crédits ; et le fichier entier est équilibré.

Un déséquilibre signale presque toujours un export incomplet ou tronqué. Ne le « corrigez » pas vous-même : redemandez le fichier à votre cabinet.

Étape 3 — Agréger les comptes utiles

Il s’agit de calculer quelques totaux par groupe de comptes. Pour un compte de charges, le solde est « débit moins crédit » ; pour un compte de produits, « crédit moins débit ».

Deux pièges fréquents :

• Les plans de comptes varient d’un cabinet à l’autre. Si vos carburants sont en 6066, votre agrégat « carburants » sera vide : regardez la balance.
• Le compte 6061 mélange souvent électricité, gaz et eau. Il ne permet pas, seul, de répartir les énergies : ce sont les factures qui le feront.

Aucun de ces totaux n’exige de conserver le détail des écritures. Garder uniquement les agrégats, c’est appliquer le principe de minimisation recommandé par la CNIL. Nous expliquons comment Pass-VSME applique ce principe dans Pourquoi votre FEC reste dans votre navigateur.

Étape 4 — Compléter avec les factures d’énergie

Les émissions se calculent sur des quantités physiques. Rassemblez, pour tout l’exercice :

• les factures d’électricité (kWh consommés) ;
• les factures de gaz naturel (kWh, généralement exprimés en PCS sur les factures françaises) ;
• les relevés de cartes carburant et les bons de livraison de gazole non routier (GNR) ou de fioul (litres) ;
• le cas échéant, le propane (kg ou litres).

Puis faites le rapprochement : le total hors taxes des factures d’énergie doit être proche des montants des comptes 6061 à 6063 du FEC. Un écart significatif signale une facture manquante, un site oublié, ou une facture de régularisation comptée deux fois. Notre article Trier les factures d’énergie pour le scope 1 et 2 détaille les lignes à lire et les pièges des acomptes.

Étape 5 — Convertir en émissions de gaz à effet de serre

Le point B3 demande les émissions scope 1 (combustion directe : carburants, gaz, fioul) et scope 2 (électricité achetée). La conversion se fait avec des facteurs d’émission : en France, ceux de la Base Empreinte de l’ADEME. Trois règles :

1. Citer la version de la base utilisée ; les facteurs évoluent d’une année sur l’autre.
2. Pour l’électricité, utiliser le mix moyen France de l’année de reporting (ou le plus récent disponible) : c’est la méthode dite location-based.
3. Séparer les émissions de combustion (scopes 1 et 2) des émissions amont (extraction, transport des combustibles), qui relèvent du scope 3 selon le GHG Protocol.

Un exemple chiffré

Prenons une entreprise fictive de travaux publics, exercice 2024, avec les facteurs de combustion de la Base Carbone ADEME v23.6 :

Deux enseignements, typiques du BTP : les carburants pèsent plus de 80 % du total, et l’électricité, très décarbonée en France, pèse peu. Oublier les engins revient à sous-estimer massivement ses émissions ; c’est l’erreur la plus fréquente. Les consommations d’énergie elles-mêmes (en MWh) sont aussi à déclarer au point B3 : pour les carburants, elles se déduisent des litres grâce au pouvoir calorifique.

Étape 6 — Réunir les données sociales

Les points B8 à B10 portent sur les effectifs. Ils ne sortent pas du FEC, mais de la paie et des registres :

• effectif en fin d’exercice ou moyen, par type de contrat (CDI, CDD), par genre, et par pays s’il y a lieu ;
• accidents du travail : nombre d’accidents déclarés, heures travaillées, décès éventuels. Le taux de la norme se calcule pour 200 000 heures (et non pour 1 000 000 comme le taux de fréquence français) ;
• formation : heures de formation de l’exercice ;
• rémunération : respect du salaire minimum, couverture par une convention collective ; l’écart de rémunération femmes-hommes n’est attendu qu’au-delà d’un certain effectif.

Le FEC sert ici de garde-fou : une masse salariale (641) incohérente avec l’effectif déclaré mérite une vérification avec le gestionnaire de paie.

Étape 7 — Relire, sourcer, figer

Un rapport crédible se reconnaît à trois éléments :

1. Chaque chiffre a une source : « FEC, comptes 6062 et 6063 », « factures EDF, janvier à décembre », « registre des accidents ». Un acheteur qui pose une question doit pouvoir obtenir une réponse en une minute.
2. Les manques sont déclarés : « déchets non pesés à ce jour », « site loué sans compteur à notre nom ». C’est préférable à une estimation silencieuse.
3. La version est figée : exercice, entité, date d’édition, version des facteurs. Une empreinte numérique du contenu permet de prouver qu’un fichier transmis n’a pas été modifié.

Confidentialité : ce qui doit rester chez vous

La méthode ci-dessus n’a besoin que de totaux. Un outil sérieux n’a donc aucune raison de conserver votre FEC brut. Quelle que soit la solution choisie, vérifiez :

• où le fichier est lu (sur votre poste ou sur un serveur) ;
• ce qui est conservé (le fichier, les écritures, ou seulement des agrégats) ;
• combien de temps, et où les données sont hébergées ;
• si une intelligence artificielle intervient, sur quelles données, et avec quel consentement.

Chez Pass-VSME, le FEC est analysé dans votre navigateur ; seuls les agrégats du tableau de l’étape 3 servent au rapport. Les factures d’énergie ne sont lues par une IA qu’avec votre accord explicite, facture par facture. Détails sur notre page Méthode et sécurité.

Combien de temps prévoir

Le goulet d’étranglement est rarement le calcul : c’est la collecte. Lancez les demandes (FEC, factures, paie) dès le premier jour, en parallèle.

Les erreurs les plus fréquentes

• Prendre l’exercice en cours au lieu de l’exercice clos.
• Oublier les engins et le GNR, ou les véhicules en location longue durée dont le carburant est payé par carte.
• Compter deux fois une période (acompte puis régularisation).
• Convertir des euros en CO2 alors que les factures donnent les kWh.
• Confondre le taux d’accidents pour 200 000 heures avec le taux de fréquence français.
• Présenter le rapport comme certifié : il est établi selon la norme volontaire, sans audit imposé.

Méthode décrite à titre d’information au 26 septembre 2026 ; ce n’est pas un conseil comptable. Exemple chiffré fictif, calculé avec des facteurs ADEME réels (Base Carbone v23.6). Pass-VSME n’est affilié ni à l’ADEME, ni à l’EFRAG.