Boîte mail « Facture EDF » : trier ce qui sert vraiment au scope 1 et 2

Vous ouvrez votre messagerie, dossier « Factures ». Quatre-vingts PDF : électricité, gaz, une livraison de gazole en cuve, trois relevés de cartes carburant, un décompte de charges du bailleur, et une facture de téléphonie classée là par erreur. C’est le matériau de base d’un bilan énergie et climat de PME. Le problème n’est pas le manque de données ; c’est de savoir lesquelles comptent et quelle ligne lire sur chaque facture.

Cet article se limite aux scopes 1 et 2, ceux que demande le point B3 (énergie et émissions de gaz à effet de serre) de la norme volontaire VS (ex-VSME) et la plupart des questionnaires fournisseurs.

Scope 1, scope 2 : la règle de tri

• Scope 1 : ce que vous brûlez vous-même — gaz naturel de la chaudière, gazole des véhicules, GNR des engins de chantier, fioul, propane.
• Scope 2 : l’électricité que vous achetez (et, le cas échéant, la chaleur ou le froid achetés à un réseau).
• Hors priorité immédiate : téléphonie, eau seule, prestations diverses. Utiles ailleurs, pas pour l’énergie.

Tout le reste (achats de matériaux, déplacements en train, sous-traitance…) relève du scope 3, rarement exigé d’une PME et hors de cet article.

Le FEC donne les montants ; les factures donnent les unités physiques que les questionnaires et le module énergie attendent. Les deux se complètent.

Trier en 30 à 45 minutes

1. Fixer le périmètre temporel

Exercice civil ou décalé ? Une facture qui chevauche deux exercices se rattache à sa période de consommation si elle est indiquée ; sinon, notez l’ambiguïté plutôt que d’arrondir en silence.

2. Créer des sous-dossiers

1. energie/electricite/
2. energie/gaz-combustibles/
3. energie/carburants-engins/
4. energie/a-clarifier/ pour le reste

3. Garder ou écarter

À garder, en général :

• les factures d’électricité des sites de l’entité interrogée ;
• les factures de gaz ou de propane du même périmètre ;
• les justificatifs de carburant des véhicules et des engins (cartes, livraisons en cuve, relevés mensuels) ;
• le décompte de charges du bailleur si l’énergie y est isolée et rattachable à vos locaux.

À écarter du lot scope 1–2 :

• les contrats et devis sans consommation ;
• les doublons (même période, deux envois) ;
• les factures d’une autre société ou d’un autre SIREN ;
• l’eau, la téléphonie, les services — sauf pour un dossier RSE plus large, plus tard.

4. Nommer les fichiers

Par exemple 2025-03_electricite_site-atelier.pdf plutôt que scan001.pdf : dans six mois, vous vous y retrouverez.

5. Tenir un récapitulatif

Une ligne par facture, avec au minimum : site, énergie, début et fin de période, quantité, unité, montant HT, nom du fichier.

Quelle ligne lire sur chaque facture

Électricité

Cherchez le total consommé sur la période, en kWh. Si la facture détaille heures pleines et heures creuses, prenez le total, pas le détail en plus du total. Ignorez l’abonnement, les taxes et l’acheminement : ils ont un prix, pas de kWh.

Attention aux factures d’acompte : elles facturent une estimation, puis une facture de régularisation corrige. Additionner les deux compte la même période deux fois.

Gaz naturel

Les factures de gaz affichent souvent deux quantités : des m³ (lus au compteur) et des kWh, obtenus par un coefficient de conversion. Relevez les kWh : c’est l’unité des facteurs d’émission. Il s’agit en général de kWh PCS (pouvoir calorifique supérieur) ; un outil sérieux doit les convertir avant d’appliquer un facteur exprimé sur une autre base.

Carburants

Pour un sous-traitant du BTP, c’est souvent le premier poste d’émissions — et le plus mal classé dans la boîte mail. Traitez-le comme un flux à part, et distinguez :

• le gazole routier des véhicules (cartes carburant, tickets) ;
• le GNR des engins, livré en cuve ;
• l’essence, plus rare.

Le GNR et le gazole ont des facteurs proches mais ne sont pas le même produit ; les séparer rend votre bilan lisible et vérifiable.

Cas particuliers fréquents

Locataire, charges incluses. Si le bail refacture un forfait ou un pourcentage de charges sans kWh, vous êtes dans une zone grise. Options honnêtes : demander au bailleur un décompte d’énergie ; documenter une estimation prudente et la présenter comme telle ; ou indiquer « donnée non disponible » plutôt qu’inventer un scope 2 parfait.

Plusieurs sites. Un questionnaire porte souvent sur l’entité (SIREN), pas sur un seul atelier. Additionnez les sites de l’entité, ou détaillez par site si le client le demande. N’agrégez pas une SCI propriétaire des murs avec la société d’exploitation sans le dire.

Contrat d’électricité « verte ». Il ne change pas le calcul location-based, fondé sur le mix moyen du réseau. Il peut en revanche être valorisé dans un calcul market-based, qui exige le détail du contrat et des garanties d’origine. Pass-VSME calcule aujourd’hui le location-based ; déclarer une électricité « zéro carbone » sur la seule foi d’une offre commerciale serait trompeur.

Panneaux photovoltaïques. L’électricité autoproduite et consommée sur place n’apparaît sur aucune facture d’achat ; relevez-la sur l’onduleur ou le contrat de rachat.

Véhicules en location longue durée. Le carburant que vous payez reste du scope 1, même si le véhicule ne vous appartient pas.

Recouper avec la comptabilité

Une fois les quantités relevées, vérifiez la couverture : additionnez les montants hors taxes de vos factures et comparez-les aux comptes de charges d’énergie de l’exercice dans le FEC (souvent 6061 pour l’électricité et le gaz, 6062 ou 6063 pour les carburants, selon le plan de comptes de votre cabinet). Un écart important signale une facture manquante — ou un fournisseur oublié. Pour obtenir le FEC, voir notre mail type à l’expert-comptable.

Les facteurs d’émission : versionnés, pas « magiques »

Les quantités sont converties en tonnes de CO₂ équivalent avec des facteurs d’émission. En France, la référence est la Base Carbone de l’ADEME, intégrée à la Base Empreinte. Deux règles de sérieux :

1. Citer la version de la base utilisée. Un chiffre sans méthode ne sert à rien à votre client.
2. Dire quelle méthode vous appliquez pour l’électricité. La plus simple et la plus courante pour une PME est la méthode dite location-based : le mix moyen du réseau français.

La lecture des PDF, et votre consentement

Relever à la main 30 factures prend une demi-journée. Pass-VSME lit d’abord les factures dans votre navigateur : les factures électroniques au format Factur-X contiennent des données structurées, et le texte des PDF classiques est analysé localement.

Pour les scans illisibles, une lecture par IA est proposée uniquement avec votre accord explicite. Avant de cocher, gardez en tête que les factures contiennent une adresse, un numéro client, parfois des coordonnées bancaires partielles : ce sont des données commerciales, voire personnelles. N’envoyez que les fichiers nécessaires ; le PDF n’est pas conservé. L’alternative reste la saisie manuelle depuis votre récapitulatif : plus lente, sans aucun envoi.

Et ne déposez pas tout le dossier « Factures » sans l’avoir trié : vous ajoutez du bruit et exposez des données inutiles. Chaque quantité reste modifiable, et une alerte « à vérifier » signale les lectures incertaines.

Erreurs fréquentes

• Garder 24 mois de factures « au cas où » sans repérer l’exercice demandé.
• Confondre montant TTC et kWh dans le récapitulatif.
• Mélanger des factures personnelles du dirigeant et celles de la société.
• Appliquer un facteur d’émission sans noter la source ni la version de la base.
• Annoncer un bilan « scopes 1, 2 et 3 exhaustif » quand on n’a que l’électricité du siège.

En résumé

La boîte « Facture EDF » n’est pas un dossier RSE : c’est une matière première. Triez par énergie et par exercice, nommez les fichiers, tenez un récapitulatif des quantités, traitez les cas de locataire et de plusieurs sites avec prudence, et n’activez la lecture par IA qu’avec un consentement éclairé. Les facteurs de l’ADEME servent d’appui, pas de magie.

Pass-VSME n’est affilié à aucun fournisseur d’énergie. Les catégories scope 1 et scope 2 sont rappelées à titre pédagogique ; ce n’est pas un bilan d’émissions certifié.