L’appel d’offres arrive lundi : que sortir du FEC et de vos factures en 48 heures ?

Le dossier de consultation est tombé vendredi à 16 h. Parmi les pièces à fournir : un volet RSE — quelques indicateurs environnementaux et sociaux, une note sur vos engagements, parfois un questionnaire. Remise mardi midi. Vous avez, de fait, 48 heures ouvrées. Pas le temps de mandater un cabinet, et aucune envie d’inventer une charte de 40 pages.

Ce que vous avez souvent déjà : la comptabilité (le FEC, via votre expert-comptable), des factures d’énergie, des attestations légales et la connaissance de vos chantiers. Ce qui manque : un ordre de bataille pour ne pas brûler les 48 heures sur le mauvais onglet. Cette checklist est pensée pour cette situation : produire des chiffres crédibles vite, sans les inventer.

Heure 0 : lire et trier (20 à 30 minutes)

Avant toute collecte, lisez le règlement de consultation et le volet RSE en entier, et classez chaque demande :

Règle d’or : ne promettez pas D pour sauver A à C.

Bloc 0 — la première heure : cadrer

Bloc 1 — les heures 1 à 4 : lancer les demandes et les pièces permanentes

Tout ce qui dépend de quelqu’un d’autre part tout de suite :

Bloc 2 — jusqu’à la douzième heure : le socle chiffré

Ce que donne le FEC

Le FEC donne, en quelques minutes, les montants de l’exercice :

• chiffre d’affaires (comptes 70) ;
• charges d’énergie (souvent 6061 pour l’électricité et le gaz, 6062 ou 6063 pour les carburants — selon votre plan de comptes) ;
• masse salariale et charges sociales (641, 645).

Ce que le FEC ne donne pas : des kWh, des litres, un nombre de salariés. Il sert donc surtout à contrôler que les factures rassemblées couvrent bien tout l’exercice.

Énergie et émissions

Relevez sur les factures les quantités (kWh d’électricité, kWh de gaz, litres de gazole, de GNR, de fioul). Comparez le total hors taxes des factures aux charges d’énergie du FEC : un écart signale une facture manquante.

Convertissez ensuite en émissions de gaz à effet de serre avec des facteurs versionnés (Base Carbone de l’ADEME), en citant la version. Pour une entreprise de travaux, le carburant des véhicules et des engins pèse souvent plus que l’électricité du dépôt : ne le négligez pas.

Notez les trous au fur et à mesure : locaux sans compteur à votre nom, engins en sous-traitance, déchets non pesés.

Bloc 3 — jusqu’à la trentième heure : textes et questionnaire

Le reste des chiffres, honnêtement

• Accidents du travail : nombre d’accidents déclarés et heures travaillées ; le taux se calcule, il ne s’estime pas. Attention à la convention : le taux de fréquence français se calcule pour 1 000 000 d’heures, la norme volontaire VS pour 200 000.
• Déchets : si vous avez des bordereaux ou des factures de bennes avec tonnages, utilisez-les ; sinon, « non suivi à ce jour ».

Des textes courts, à partir des chiffres

Préparez quatre à six paragraphes réutilisables de quelques centaines de mots au plus — énergie, déchets, santé-sécurité, éthique, formation. Quelques modèles sobres, à adapter :

Énergie — « Pour l’exercice N, nos consommations d’énergie des sites et de la mobilité sont suivies à partir des factures fournisseurs et des comptes de charges. Les indicateurs joints en découlent. Nos actions en cours portent sur [entretien des engins, optimisation de l’atelier…], sans engagement chiffré non budgété. »

Social — « Effectif moyen : [nombre]. Référent santé-sécurité : [fonction]. Formations réglementaires suivies selon le planning des chantiers. »

Gouvernance — « Référent conformité et RSE : [fonction]. Politique anticorruption : [existante / en cours de formalisation]. »

Joignez ce qui existe (document unique, plan de formation sécurité, charte signée) ; n’écrivez pas une politique la veille pour la remise, et ne copiez pas une charte trouvée en ligne. Remplissez ensuite les champs du questionnaire à partir des chiffres, pas l’inverse. S’il s’agit d’un fichier Excel, Pass-VSME peut le pré-remplir depuis votre passeport (bêta), avec un statut par ligne à relire.

Bloc 4 — jusqu’à la quarante-sixième heure : relire et déposer

Gardez deux heures de marge : les dépôts à 23 h 59 échouent.

Un format de remise qui inspire confiance

Si le dossier de consultation ne fournit pas de trame, un tableau simple suffit. Chaque ligne indique la donnée, sa valeur, son unité, la période et la source :

Ce format répond d’avance aux questions de l’acheteur : d’où vient ce chiffre, sur quelle période, avec quelle méthode.

Si l’appel d’offres demande plus que le socle

Distinguez :

• le reporting CSRD du client : à partir des exercices commençant le 1er janvier 2027, le plafond de la chaîne de valeur limitera ce qu’il peut exiger des entreprises de 1 000 salariés ou moins ;
• le devoir de vigilance, le contrat, le risque fournisseur : le plafond ne s’y applique pas ;
• une notation sur une plateforme d’évaluation : autre logique ; le passeport aide en partie, sans rien garantir.

En 48 heures, livrez le socle et les preuves, et proposez poliment un délai pour les compléments non décisifs pour l’attribution.

Les erreurs qui coûtent cher

• Mélanger les périodes : électricité sur l’année civile, chiffre d’affaires sur l’exercice décalé. Choisissez une période et tenez-vous-y.
• Confondre euros et quantités : « 12 000 € d’électricité » n’est pas une consommation.
• Oublier les engins : pour une entreprise de travaux publics, le GNR est souvent le premier poste d’émissions.
• Prendre un facteur d’émission trouvé sur un blog, sans source.
• Utiliser le FEC d’une SCI ou d’une holding « parce que c’est le même groupe ».
• Promettre une politique qui n’existe pas, ou signer un engagement à 2030 non validé par les associés.
• Ne pas garder la version déposée.

En résumé

1. Lire et trier avant de collecter ; ne pas promettre d’engagement lourd non décidé.
2. Lancer tout de suite ce qui dépend d’autres personnes.
3. Montants depuis le FEC, quantités depuis les factures, contrôle croisé entre les deux.
4. Facteurs d’émission versionnés et cités ; « non suivi » plutôt qu’une estimation cachée.
5. Des textes courts à partir des chiffres, une relecture, un dépôt anticipé.

Un volet RSE en urgence se tient rarement avec de beaux récits : il se tient avec une méthode. Le passeport accélère le socle chiffré ; le jugement du dirigeant protège des promesses intenables.

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