Lundi 8 h : « merci de compléter notre questionnaire RSE avant vendredi »

Lundi, 8 h 12. Le café n’est pas encore froid. Julien dirige une métallerie de 40 salariés : garde-corps, escaliers, charpente légère pour des entreprises générales du bâtiment. Dans sa boîte mail, entre deux demandes de devis, un message de l’acheteur d’un de ses principaux clients :

« Dans le cadre de notre démarche d’achats responsables, merci de compléter le questionnaire RSE fournisseur ci-joint avant vendredi 17 h. »

Pièce jointe : un fichier Excel de 60 lignes. Énergie, émissions, déchets, accidents du travail, formation, éthique, achats. La phrase est polie, mais elle sonne comme une condition de référencement. Julien n’a ni responsable RSE, ni bilan carbone, ni cabinet spécialisé au téléphone. Il a un expert-comptable, un fournisseur d’électricité, des cartes carburant pour ses quatre camionnettes, et une semaine chargée.

La tentation : ouvrir le fichier et remplir « au feeling ». Le réflexe utile : organiser la semaine autour de ce qu’il a déjà — la comptabilité et les factures — avant d’écrire la moindre ligne qualitative. Voici comment une semaine comme celle-là peut se dérouler sans y laisser ses soirées.

Lundi : inventaire, tri, demandes

La première erreur serait de commencer à la ligne 1. Julien fait l’inverse. Il relit le mail pour noter la date limite, l’entité visée, l’exercice demandé et le format (portail ou fichier Excel). Puis il lit tout le questionnaire en quinze minutes et colore chaque question selon sa nature :

• Données chiffrées (énergie, émissions, effectifs, accidents, déchets) : environ la moitié.
• Politiques et engagements (charte éthique, politique environnementale, lanceur d’alerte) : un quart.
• Pièces à joindre (attestations, certificats, rapport) : le reste.

Il crée trois dossiers — legal/, rse-preuves/, reponses-brouillon/ — et envoie deux mails avant 9 h :

1. à son expert-comptable, pour obtenir le FEC du dernier exercice clôturé et l’effectif moyen ;
2. à son assistante, pour rassembler les factures d’électricité et de gaz de l’année, les relevés de cartes carburant, et le registre des accidents du travail.

Mardi : les chiffres

Le FEC arrive en fin de matinée. Les factures sont dans un dossier partagé. Julien lance le calcul dans un outil qui lit le FEC dans son navigateur : chiffre d’affaires et charges d’énergie viennent de la comptabilité, les quantités (kWh, litres) des factures, les émissions des facteurs de l’ADEME. Il sépare l’énergie de l’atelier de celle des véhicules.

Deux surprises, classiques :

• la comptabilité montre plus de dépenses d’électricité que les factures rassemblées : il manque deux mois, retrouvés dans l’espace client du fournisseur ;
• les relevés de cartes carburant mélangent carburant et péages ; seuls les litres comptent.

Ce qui manque vraiment, il le note honnêtement plutôt que de l’inventer. En fin de journée, il a une base chiffrée cohérente : consommations d’électricité, de gaz et de gazole, émissions scopes 1 et 2, effectif, chiffre d’affaires.

Mercredi : ce que les chiffres ne disent pas

Reste la partie « politiques ». C’est là qu’il faut être honnête. La métallerie a un document unique d’évaluation des risques, un plan de formation sécurité, mais pas de politique environnementale écrite, ni de dispositif formel de lanceur d’alerte.

Julien rédige, pour chaque thème, un texte court — quelques centaines de mots au plus, aligné sur les chiffres — et répond :

• oui, avec la pièce, là où un document existe ;
• « en cours de formalisation », avec un responsable nommé, ailleurs — sans enjoliver et sans charte copiée sur Internet.

Il note ces manques dans un fichier à part : ce sont les chantiers de l’année prochaine, et le prochain questionnaire les posera aussi.

Jeudi : remplir, vérifier, joindre

Avec une base chiffrée et des réponses de principe, remplir le fichier Excel de l’acheteur devient un exercice de recopie. Julien vérifie trois choses sur chaque chiffre :

1. l’unité demandée (kWh ou MWh ? effectif en personnes ou en équivalents temps plein ?) ;
2. la période (l’exercice comptable, pas « les 12 derniers mois ») ;
3. la cohérence : un taux d’accidents se calcule à partir d’heures travaillées, pas au jugé.

Il joint le rapport chiffré en PDF comme preuve, pour que l’acheteur puisse vérifier la méthode.

Vendredi matin : relire à froid, envoyer, garder

Avant l’envoi, une relecture à froid par son assistante : cohérence entre effectifs, énergie et périmètre. Le questionnaire part vendredi matin — pas à 16 h 58 —, avec un mot court : ce qui est fourni, ce qui n’est pas suivi, et ce qui le sera. Julien archive tout dans un dossier daté : FEC, factures, rapport, questionnaire rempli.

Trois mois plus tard, un autre client enverra un questionnaire différent, avec des questions très voisines. Cette fois, la base existera.

Que faire avec « juste » un FEC et trois factures ?

Beaucoup. Un passeport VS (ex-VSME), établi selon la norme volontaire du règlement délégué (UE) 2026/1560, s’appuie précisément sur cette matière première : la structure d’activité vient de la comptabilité, les postes d’énergie des factures.

Il accélère la partie « données de durabilité » que l’acheteur réclame sous délai. Il ne remplace pas un questionnaire de conformité anticorruption, le dépôt d’un Kbis ni des engagements contractuels ; et la note attribuée par une plateforme d’évaluation reste de son ressort.

Les erreurs du lundi soir

• Remplir le formulaire avant d’avoir ouvert le FEC : réponses vagues, et tout est à refaire l’année suivante.
• Envoyer le FEC brut à un service en ligne sans savoir comment il est traité.
• Promettre « zéro carbone en 2027 » sans plan ni mesure.
• Confondre signature d’une charte et dossier de preuves.

Ce qu’il faut retenir

Un mail « avant vendredi » n’exige pas un cabinet spécialisé en urgence. Il exige un ordre de bataille : inventaire, socle chiffré, textes courts et honnêtes, relecture. La norme volontaire VS (ex-VSME) sert précisément à cela : un socle de données commun que l’on constitue une fois par exercice et que l’on réutilise d’un client à l’autre. Le reste relève du jugement du dirigeant.