On vous a envoyé un lien Viaco ou Aprovall : que préparer avant de cliquer partout ?

Mardi matin, deux mails arrivent coup sur coup : l’un vient de notifications@viaco.fr, l’autre de noreply@aprovall.com. « Merci de compléter votre préqualification. » Deux liens, des sigles, une date limite. La tentation est de cliquer, de créer les comptes et de remplir au fil de l’eau. C’est souvent là que l’on perd le plus de temps : on découvre les questions en répondant, on s’arrête pour chercher une facture, on revient trois jours plus tard.

Chez de nombreux grands comptes du BTP, ce n’est pas un fichier Excel unique qui arrive : c’est un parcours en plusieurs portes. Cet article part d’un cas public et documenté — le kit fournisseurs et sous-traitants d’Eiffage (direction achat Groupe, juin 2026) — pour vous aider à préparer le dossier avant d’ouvrir les liens. D’autres donneurs d’ordre utilisent des chartes contractuelles, d’autres portails ou leurs propres fichiers : le détail change, le réflexe reste le même.

Trois demandes différentes derrière deux plateformes

Le kit Eiffage décrit plusieurs outils digitaux. Pour la qualification fournisseur, trois demandes distinctes vous concernent :

Le kit précise que, pour le questionnaire RSE, « une note est calculée en fonction de vos réponses », et que la qualification repose notamment sur la note d’auto-évaluation éthique et RSE, le chiffre d’affaires, les notes d’évaluation de la performance opérationnelle et le niveau de contractualisation. Autrement dit : la RSE compte, mais ce n’est pas le seul critère.

Avant de cliquer : la préparation en 30 minutes

1. Identifier qui demande quoi

• S’agit-il d’une préqualification éthique, d’une collecte RSE, d’un dossier d’appel d’offres, ou des trois ?
• Le mail cite-t-il un contrat-cadre, un chantier, un référencement annuel ? L’échéance n’a pas la même portée.

2. Ranger en trois dossiers

Sur votre disque, séparez d’emblée :

1. legal/ — Kbis, attestations, assurances ;
2. rse-preuves/ — factures d’énergie, déchets si vous les suivez, formation, santé-sécurité ;
3. reponses-brouillon/ — des textes courts et réutilisables, quelques centaines de mots au plus par thème.

3. Documents légaux (Aprovall)

Le kit liste, « selon l’activité du fournisseur ou sous-traitant » :

• documents légaux : Kbis, liste des travailleurs étrangers, attestation de vigilance… ;
• documents assurantiels : attestation RC professionnelle de l’année en cours, attestation d’assurance responsabilité décennale… ;
• qualifications et certifications ;
• autres documents : déclarations sur l’honneur, RIB…

Ce dossier est administratif. Votre expert-comptable ou votre assureur vous fournit la plupart des pièces ; certaines sont, d’après le kit, générées automatiquement par la plateforme via des bases de données de l’administration.

4. Conformité Sapin 2 (Viaco)

Ici, on vous interroge sur vos pratiques. Le kit n’en détaille pas les questions ; ce type de questionnaire porte en général sur l’existence d’un code de conduite, la prévention des conflits d’intérêts, la politique cadeaux et invitations. Aucune donnée comptable ne remplace une politique écrite. Si vous n’en avez pas, dites-le honnêtement plutôt que de cocher « oui » : une réponse inexacte est pire qu’un manque.

5. Questionnaire RSE (Aprovall)

Le kit annonce cinq thèmes : données d’entreprise, gouvernance, environnement, social, collecte de preuves. C’est la partie où vos chiffres comptent, et où une préparation en amont fait gagner le plus de temps.

6. Ne pas promettre ce que vous ne tenez pas

Les plateformes conservent vos réponses, et elles sont partagées entre donneurs d’ordre. Une politique « zéro papier » fantôme se retourne contre vous à la prochaine campagne ou au prochain audit. Des réponses cohérentes entre elles et justifiées par une pièce valent mieux que des engagements généraux.

Où un passeport VS (ex-VSME) aide — et où il n’aide pas

La norme volontaire de durabilité pour les PME — VS, ex-VSME, établie par le règlement délégué (UE) 2026/1560 — structure justement les données chiffrées du questionnaire RSE : énergie et émissions (B3), déchets (B7), effectifs (B8), santé-sécurité (B9)…

Un passeport VS construit à partir de votre FEC et de vos factures d’énergie vous donne :

• des chiffres cohérents entre eux, calculés une fois pour toutes pour l’exercice ;
• la méthode (facteurs d’émission, version de la base) à citer si l’on vous la demande ;
• un PDF à joindre comme preuve dans la section « collecte de preuves ».

Il ne vous aide pas pour les documents légaux, ni pour le questionnaire de conformité Sapin 2, ni pour des engagements purement contractuels, ni pour décrire des politiques que vous n’avez pas encore formalisées. Et il ne garantit aucune note : la notation appartient à la plateforme et au donneur d’ordre. C’est une brique de preuves pour le reporting, pas un sésame pour tous les portails.

À partir des exercices commençant le 1er janvier 2027, le plafond de la chaîne de valeur limitera aussi ce qu’un client soumis à la CSRD peut exiger d’une entreprise de 1 000 salariés ou moins pour son reporting de durabilité — sans toucher aux demandes liées à d’autres obligations, comme le devoir de vigilance ou la conformité anticorruption.

Un ordre de bataille réaliste

1. Jour 1 : ouvrez les deux mails, créez les comptes, lisez les questions sans répondre. Classez-les en trois piles : administratif, conformité, données RSE. Lancez les demandes de pièces (Kbis, attestations, assurances) et le FEC.
2. Jour 1–2 : documents légaux d’abord — ce sont des blocages administratifs.
3. Jour 2 : éthique et conformité, en décrivant ce qui existe réellement.
4. Jour 2–3 : construisez votre base chiffrée (FEC + factures d’énergie + effectifs). C’est l’étape que Pass-VSME automatise.
5. Jour 3–4 : répondez au questionnaire RSE en recopiant depuis cette base, rédigez les textes qualitatifs alignés sur les chiffres, et téléversez le PDF du passeport comme preuve.
6. Avant d’envoyer : une relecture à froid, par un collègue ou votre expert-comptable.

Les portails ont leurs propres formulaires en ligne : les chiffres s’y recopient à la main. Si un donneur d’ordre vous envoie plutôt un questionnaire Excel, Pass-VSME peut le pré-remplir depuis votre passeport (bêta), avec un statut par ligne et une relecture obligatoire.

Erreurs fréquentes

• Remplir sous la pression, sans FEC ni factures : réponses vagues, et tout est à refaire l’année suivante.
• Copier-coller une charte trouvée sur Internet.
• Confondre signature d’une charte fournisseur et dossier de preuves.
• Envoyer le FEC brut à n’importe quel outil en ligne sans regarder comment il est traité.

En résumé

Un lien Viaco ou Aprovall n’est pas « encore un Excel » : c’est souvent une porte d’entrée vers plusieurs questionnaires. Avant de cliquer partout : trois dossiers séparés, des preuves énergie et comptables, des textes courts et honnêtes. Le passeport VS (ex-VSME) accélère la partie indicateurs ; il ne remplace ni la conformité légale ni le questionnaire Sapin 2.

Pass-VSME n’est affilié ni à Eiffage, ni à Viaco, ni à Aprovall. Les éléments cités proviennent du kit fournisseurs public d’Eiffage (juin 2026) ; les processus peuvent évoluer, référez-vous aux instructions reçues.