Guide pratique · 7 min de lecture

Mail type à coller à votre expert-comptable pour obtenir le FEC

Un modèle de mail prêt à copier pour demander le FEC de l’exercice, la liste des pièces énergie à réunir et les réponses aux questions du cabinet.

Mickael — Pass-VSME · Publié le 25 septembre 2026

Vendredi 16 h. Un acheteur veut un « dossier RSE », ou un livrable selon la norme volontaire, pour la semaine suivante. Vous savez que l’essentiel des chiffres est déjà dans la comptabilité — mais le FEC (fichier des écritures comptables) n’est pas dans votre boîte mail. Il est chez l’expert-comptable, ou dans un export que personne n’a relancé depuis la clôture.

Le FEC est l’export normalisé de toute votre comptabilité sur un exercice. Vous devez pouvoir le remettre à l’administration fiscale en cas de contrôle ; votre logiciel ou celui de votre cabinet sait donc le produire. Pour un reporting VS (ex-VSME), il permet de retrouver en quelques secondes des montants que l’on met sinon des heures à reconstituer : chiffre d’affaires, masse salariale, dépenses d’énergie. Sans lui, on improvise des ordres de grandeur ; avec lui et quelques factures d’énergie, on constitue un socle chiffré réutilisable pour plusieurs questionnaires.

Le blocage est rarement technique. Il est humain : on ne sait pas quoi demander exactement, le cabinet pose des questions, et la demande traîne.

Pourquoi un mail clair plutôt qu’un message vague

Les cabinets reçoivent des demandes floues (« envoie-moi ce qu’il faut pour la RSE »). Résultat : du délai, le mauvais exercice, ou une réticence légitime à envoyer un fichier sensible vers un outil inconnu. Un bon mail précise :

quel exercice (N-1 clôturé, ou N s’il est disponible) ;
quel format (l’export standard prévu pour l’administration) ;
à quoi il sert (reporting volontaire de durabilité, réponses fournisseurs — pas un audit ni un contrôle fiscal) ;
comment le fichier sera traité, surtout si un outil intervient.

Le mail à copier

Adaptez les crochets et gardez un ton factuel.

Objet : Export FEC — exercice [AAAA] — reporting durabilité volontaire (VS)

Bonjour [Prénom],

Dans le cadre d’une demande client, nous devons constituer un socle d’indicateurs
de durabilité selon la norme volontaire pour les PME (VS, ex-VSME —
règlement délégué (UE) 2026/1560).

Pour cela, pouvez-vous nous transmettre :

1) Le FEC de l’exercice clos le [JJ/MM/AAAA], au format texte standard
   (l’export prévu pour l’administration, séparateur tabulation ou barre verticale).
2) L’effectif moyen de l’exercice (ou le nombre de salariés à la clôture).
3) Si c’est simple : les comptes sur lesquels sont passés les carburants,
   s’ils ne sont pas en 6061 / 6062 / 6063.

Usage prévu : un rapport d’indicateurs (énergie, activité, effectifs) pour répondre
aux questionnaires de nos clients. Ce n’est ni un audit ni un contrôle fiscal.

Confidentialité : le fichier sera analysé sur notre poste, dans le navigateur ;
il n’est pas déposé sur un serveur pour analyse, et seuls des totaux sont conservés.
Si vous préférez un canal de transmission particulier (partage sécurisé du cabinet),
indiquez-le-nous.

De notre côté, nous rassemblons les factures d’énergie (électricité, gaz, carburants).

Délai souhaité : [date]. Merci de nous confirmer si c’est possible.

Cordialement,
[Prénom Nom] — [Fonction] — [Société]
[Téléphone]

Envoyez-le à votre interlocuteur habituel au cabinet plutôt qu’à une adresse générique : c’est lui qui connaît votre dossier.

Pourquoi chaque ligne est là

« Norme volontaire VS, ex-VSME » : votre expert-comptable a peut-être entendu parler du VSME ; le nouveau nom, issu du règlement délégué (UE) 2026/1560 publié en septembre 2026, peut le dérouter. Les deux noms évitent un aller-retour.

« Exercice clos le… » : un FEC couvre un exercice. Donner la date de clôture évite de recevoir le mauvais fichier, surtout si votre exercice ne suit pas l’année civile.

« Format texte standard » : c’est le format normalisé (18 colonnes, séparateur tabulation ou barre verticale). Un export Excel « maison » ou un grand livre en PDF ne se lit pas de la même façon et fait perdre les contrôles automatiques.

« Analysé sur notre poste » : c’est la question que se posent la plupart des cabinets, à raison — le FEC contient le détail de vos écritures, noms de clients et de fournisseurs compris. Avec Pass-VSME, l’analyse a lieu dans votre navigateur et seuls des agrégats sont conservés ; si vous utilisez un autre outil, vérifiez ce point avant d’écrire cette phrase.

L’effectif : le FEC contient la masse salariale, pas le nombre de salariés. Or presque tous les questionnaires le demandent. Le cabinet qui établit vos paies l’a sous la main.

Les comptes de carburant : les plans de comptes varient d’un cabinet à l’autre. Savoir où sont passés les carburants permet de recouper vos factures avec la comptabilité.

Les pièces énergie à réunir en parallèle

Le FEC est une source de montants en euros. Pour un reporting énergie et climat, il faut des quantités : kWh, m³, litres. Celles-ci se trouvent sur vos factures.

Poste	Pièces utiles	Remarque
Électricité	factures du fournisseur sur l’exercice	totaux kWh et périodes ; plusieurs sites = un dossier par site ou un récapitulatif
Gaz	factures de gaz naturel ou de propane	relever les kWh (ou les kg pour le propane)
Carburants	cartes carburant, livraisons en cuve, relevés de flotte	véhicules et engins : le FEC voit le montant, rarement le volume
Réseau de chaleur ou de froid	factures, si vous êtes raccordé	rare en PME, à ne pas oublier s’il existe
Charges refacturées (locataire)	décompte de charges, avenant au bail	la part d’énergie de vos locaux, si elle est connue

Objectif : couvrir l’exercice demandé, pas « toutes les factures depuis 2019 ». Douze factures classées valent mieux qu’un ZIP de 200 PDF non triés. Pensez aussi au nombre de salariés et, si vous les suivez, aux heures travaillées et aux accidents du travail.

Le FEC reste utile pour vérifier que vous n’avez oublié aucune facture : si la comptabilité montre 18 000 € d’énergie et que vos factures en couvrent 9 000 €, il en manque.

Ce que vous pouvez demander au cabinet — et ce qui sort du cadre

Raisonnable dans ce mail :

le FEC de l’exercice visé ;
la confirmation de la date de clôture et de l’entité (SIREN) ;
l’effectif, et éventuellement les comptes d’énergie utilisés.

Hors du cadre (sauf mission séparée) :

rédiger vos politiques RSE ;
calculer votre scope 3 ;
remplir à votre place les portails ou questionnaires de vos clients.

Le cabinet et un outil en libre-service se complètent : le cabinet fournit le FEC, vous produisez le socle d’indicateurs. Nous détaillons ces combinaisons dans « Mon cabinet me le fait déjà ».

Checklist avant d’envoyer le mail

Exercice et entité juridique corrects (pas la holding si le client interroge la filiale qui travaille pour lui)
Un dossier energie/ prêt à recevoir les factures
Une phrase qui dit pourquoi (appel d’offres, portail, charte signée à justifier)
La réponse prête si le cabinet s’inquiète du traitement du fichier
Pas de date promise au client avant la réponse du cabinet

Si le cabinet répond autre chose

« On vous envoie le grand livre en Excel. » Le grand livre contient les mêmes écritures, mais pas dans le format normalisé : les contrôles automatiques (équilibre débit / crédit, dates, colonnes) ne s’appliquent pas. Redemandez poliment l’export FEC ; c’est une option standard des logiciels comptables.

« L’exercice n’est pas encore clôturé. » Prenez l’exercice précédent. Un reporting sur N-1 est courant ; mieux vaut des chiffres définitifs d’il y a un an que des chiffres provisoires.

« Vous avez plusieurs sociétés. » Un FEC correspond à une entité juridique. Précisez pour quelle société votre client demande le reporting — en général, celle qui signe le contrat.

« Le fichier est volumineux. » Un FEC de PME pèse de quelques centaines de kilo-octets à quelques dizaines de mégaoctets. Un transfert par lien sécurisé du cabinet convient mieux qu’une pièce jointe.

Après réception du FEC

Vérifiez qu’il correspond à l’exercice et à l’entité demandés.
Déposez-le dans Pass-VSME : l’analyse se fait dans votre navigateur et contrôle le format, l’encodage et l’équilibre des écritures avant tout calcul. Ajoutez vos factures d’énergie.
Relisez les indicateurs avant de les recopier dans un questionnaire. Si le client vous a envoyé un fichier Excel, vous pouvez le pré-remplir depuis le passeport (bêta), puis le relire.
Archivez : fec/AAAA/, energie/AAAA/, livrable/ — réutilisables l’année suivante.

Délai réaliste

Un export FEC prend quelques minutes au cabinet ; le délai dépend surtout de sa charge. Envoyez la demande dès réception de la sollicitation de votre client, pas la veille de l’échéance. En période de clôture ou de bilan, prévoyez une relance polie à 48 heures.

Erreurs fréquentes

Demander « le FEC » sans préciser l’exercice : mauvais fichier, une semaine perdue.
Envoyer le FEC brut à un service en ligne sans lire comment il est traité.
Oublier les factures d’énergie : le FEC seul ne donne pas les volumes.
Mélanger plusieurs SIREN dans un même envoi « pour aller vite ».

En résumé

Un mail précis débloque le cabinet plus vite qu’une relance vague. Demandez le FEC de l’exercice, expliquez l’usage, rassurez sur la confidentialité, et réunissez en parallèle les factures d’énergie : c’est le duo minimum pour un passeport utile.

Pass-VSME n’est affilié à aucun cabinet, ordre ou réseau d’expertise comptable. Adaptez le mail à votre relation avec votre cabinet.

Questions fréquentes

Mon cabinet peut-il refuser de m’envoyer le FEC ?

Le FEC est un export de votre propre comptabilité : c’est votre donnée. En pratique, les cabinets l’exportent en quelques minutes depuis leur logiciel. S’ils hésitent, c’est souvent par prudence sur l’usage prévu — expliquez-le, et précisez comment le fichier sera traité.

Quel exercice demander ?

Le dernier exercice clôturé, celui sur lequel porte la demande de votre client. Si la clôture est en cours, demandez l’exercice précédent : un reporting sur N-1 est courant et vaut mieux qu’un reporting sur des chiffres provisoires.

Sources

Contenu d’information, pas un conseil juridique ou comptable. Pass-VSME n’est affilié à aucun donneur d’ordre, plateforme d’évaluation ou institution cités.